Внедрение современных технологий и ход реализации перспективного плана перевода в электронную форму архивных документов

В последние годы неуклонно растет интерес граждан к ретроспективной информации и сделать ее доступной для каждого пользователя наша задача. Перед архивными органами открыты большие возможности, которые постоянно расширяются вместе с технологическим прогрессом.

Важной и еще не полностью освоенной сферой применения информационных технологий в архивном деле является создание электронных баз данных.

Работа в данном направлении осуществляется нами несколько последних лет.

В 2011 и 2012 годах сотрудниками отдела архивной службы проведена работа по созданию электронного научно-справочного аппарата ко всем находящимся на хранении фондам путем заполнения отраслевой общероссийской базы данных по учету документов «Архивный фонд». На сегодняшний день количество введенных заголовков дел составляет 41 616. Кроме того, в  данной программе отражается всё движение документов в течение года (прием, выбытие и др.), что дает возможность автоматического получения нескольких видов годовых отчетов. Вместе с тем, это налагает на сотрудников отдела повышенную ответственность, не дает нам право на ошибку, так как ежегодно скопированные по всем муниципальным архивам области базы данных централизовано направляются  управлением государственной архивной службы Новосибирской области в Россархив Российской Федерации.

С 1 августа 2011 года действует программа безопасного защищенного обмена информацией между отделением Пенсионного фонда России по Новосибирской области  и отделами архивной службы VipNetClient. Данная программа упрощает гражданам оформление документов при выходе на пенсию (если документы находятся на хранении  в государственном и муниципальных архивах области, то отделения Пенсионного Фонда самостоятельно запрашивают недостающую для оформления информацию по указанному каналу)

В марте 2012 года в муниципальные архивы области под руководством управления государственной архивной службы была установлена усовершенствованная программа «Электронный архив Новосибирской области». Программа стала содержать модули, позволяющие не только регистрировать и контролировать исполнение социально-правовых запросов граждан и юридических лиц, но и программное обеспечение для ввода информации об организациях источниках комплектования архива с последующим автоматизированным формированием годового отчета об упорядочении документов в этих учреждениях.

Появились модули «Решения органов власти» и «Фонд пользования» благодаря которым стал возможным перевод отсканированных документов в единую базу данных, призванную в будущем обеспечить доступ граждан к архивной информации в электронном виде, а так же выполнение задач, поставленных перед архивными органами.

В соответствии со «Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации», утвержденной Президентом Российской Федерации 07.02.2008 № Пр-212, Концепцией создания территориальной информационной системы Новосибирской области, утвержденной постановлением администрации Новосибирской области от 13.10.2007 № 400 доля архивных фондов, переведенных в электронную форму к 2015 году должна составлять не менее 20% .

В 2013 году закончена реализация ведомственной целевой программы «Развитие информационных систем и систем хранения в архивной отрасли Искитимского района на 2011-2013 годы». Реализация мероприятий данной программы в полном объеме приблизила выполнение поставленных задач. В июле 2012 года администрацией района приобретен полуавтоматический книжный сканер OptimaVc дополнительным сетевым адаптером на сумму 388 700 рублей, что позволило начать работу по переводу документов в электронный вид, в 2012 году специалистами отдела оцифровано  500 единиц хранения (8 600 образов)

Согласно долгосрочной целевой программы «Развитие государственных информационных систем, информационного общества и формирование электронного правительства Новосибирской области на 2012-2016 годы», утвержденной постановлением правительства Новосибирской области от 03.10.2011 годы № 433-п в конце 2013 года в каждый из 35 муниципальных архивов Новосибирской области поставлены  многофункциональные устройства KyoceraFS-1025MFP и МФУ КуосеraMitaFS-6525MFP+DP 1102MX3NL0,  автоматизированное рабочее место в комплекте,  планетарный сканер «ЭЛАР ПланСкан А2ВЦ»  Общая стоимость поставленной нам техники составляет около 600 000 рублей.

В 2013 году продолжена  работа по реализации перспективного плана по переводу в электронную форму архивных фондов и документов. В соответствии с планом отделом архивной службы в  2013 году отсканировано и введено в модуль «Фонд пользования» программы «Электронный архив Новосибирской области» 680 ед.хр. (103 000 образов)

При  выборе фондов для оцифровки мы исходили из того насколько востребованы документы и проведенной нами проверки наличия и состояния дел. Поэтому, в первую очередь, сканировались решения органов власти фонда № 10 «Исполнительный комитет Искитимского районного Совета народных депутатов», фонда № 165 «Территориальная администрация Искитимского района», полностью произведена оцифровка фонда № 187 «Администрация Искитимского района» за 2005 — 2009 годы, фонд № 174 «Совет депутатов и администрация Промышленного сельсовета», начата работа с фондом 113 «Совет депутатов и администрация Гусельниковского  сельсовета»

2014 год предстоит самый напряженный, необходимо будет оцифровать и ввести в модуль «Фонд пользования» программы «Электронный архив Новосибирской области» 3 500 дел (123 500 образов)

Задача осложнена еще и тем, что в конце 2013 года было произведено очередное обновление программы, после которого все отсканированные документы вводятся с обязательным разделением на конфиденциальную информацию и нет, чего не было ранее.

Проводимая нами работа трудоемкая и не одного дня, но надеемся, что переход на современные информационные технологии позволит оптимизировать поиск документированной информации и расширит доступ граждан к архивным документам.

Начальник отдела Н.Н.Кузьминых

 

Согласовано Заместитель главы администрации района  по организационным вопросам

Л.В.Бурлакова

Print Friendly, PDF & Email
Рубрика: Доклады и отчеты Метки: ,

Похожие записи:

На территории района ведется работа по подготовке к предстоящим выборам На территории района ведется работа по подготовке к предстоящим выборам
Выставка документов личного происхождения  «Парфенцова Татьяна Михайловна : от школьной скамьи до главы района» Выставка документов личного происхождения «Парфенцова Татьяна Михайловна : от школьной скамьи до главы района»
Отделом архивной службы принят и описан фонд личного происхождения Парфенцовой Татьяны Михайловны, экс-главы Искитимского района Новосибирской области (1987-2004 гг.) Отделом архивной службы принят и описан фонд личного происхождения Парфенцовой Татьяны Михайловны, экс-главы Искитимского района Новосибирской области (1987-2004 гг.)
Управлением государственной архивной службы Новосибирской области разработано ГИС-приложение «Архивная служба НСО. Изучение родословной» Управлением государственной архивной службы Новосибирской области разработано ГИС-приложение «Архивная служба НСО. Изучение родословной»
RSS  © 2018 Искитимский район. Все права защищены.
Administrator